为什么跨职能团队会丢失信息?如何防止信息丢失

通过Gaurav Rathi

金融服务业正处于数字化转型时代。这种转变的核心是跨职能团队，他们致力于将新的和升级的产品推向市场，以满足现代消费者的需求。尽管为满足这些消费者需求而设计的金融服务越来越复杂，但代价高昂的信息丢失仍然是一个挥之不去的问题。由于世界上大部分的价值都集中在或依赖于金融部门，它是市场上不良行为者的主要目标。包括个人身份信息(PII)在内的关键信息丢失可能会对金融组织造成灾难性的后果，包括对组织声誉的损害和巨额监管罚款。

除了客户私人信息丢失的安全问题外，跨职能团队成员之间沟通和协作失败造成的内部信息丢失也是一个问题。这可能导致糟糕的决策，延迟发布新产品，甚至在市场上引入完全不需要的产品。要成功地解决这些风险，需要在组织识别和执行最佳实践和过程之间取得平衡，同时成功地实现跨职能团队，以有效地将新产品推向市场或改进现有产品。

定义与跨职能团队相关的信息丢失

信息是指由组织收集的广泛的数据类别——用户历史、用户反馈、规格、流量报告、位置历史、应用程序下载、搜索历史、bug报告或任何其他相关的可收集信息。由于有了数字工具，信息收集与金融服务部门的消费者互动是实时发生的。有效沟通和协作的跨职能团队可以以安全的方式收集、分析和利用这些数据，以创建更好的消费者体验。信息丢失的例子包括:

• 数据团队不分享数据主体，因为体验团队没有要求他们。
• 工程团队没有添加关键特性，因为它们不是设计团队要求的。
• 体验和设计团队同时做同样的工作，因为沟通的差距。
• 基于过时数据的产品推向市场可能会导致用户不想要或发现太难使用的产品。

在跨职能团队中信息丢失是如何发生的

跨职能团队之间的信息丢失可能以多种不同的方式发生，主要是由于信息孤岛导致的人为错误或系统故障。信息孤岛是孤立的群体或系统不能与其他相关的或被认为是相关的相互作用，因此不能充分分享信息而是在每个系统中隔离信息。他们对跨职能团队是有害的，并造成严重的、代价高昂的信息丢失。假设一个组织的团队在分配和使用正确的应用程序进行协作方面完成了勤奋的工作，并且他们的软件得到了更新和正确的设计，这就留下了大量的人为错误作为信息孤岛背后的原因。

信息孤岛的产生有以下几个因素:

1. 文化障碍:跨职能团队可能包括来自不同文化、背景和经验的成员。这会给沟通、决策和解决问题带来挑战。不同的文化规范和价值观会导致误解或冲突，从而影响团队的整体成功。
2. 个人偏见:团队成员可能根据他们的背景、经验或在组织中的角色有不同的观点或偏见。这可能导致群体思维或认知偏见，某些信息因为与团队的信念或假设不一致而被驳回或忽视。
3. 信息超载:团队通常涉及多个涉众和信息来源。当有太多的信息需要处理或太多的意见需要考虑时，很难确定优先级或有效地做出决定。这可能导致重要信息丢失或被忽略。
4. 术语混淆:跨职能团队通常涉及来自不同部门或专业领域的成员，他们可能使用不同的术语或行话。在交流想法或讨论话题时，这会导致误解或混乱，导致重要信息丢失或误解。
5. 权力动力学/心理安全:跨职能团队可能涉及来自组织不同层次的成员，具有不同程度的权威和决策权。这可能会产生影响沟通和协作的权力动态，使一些团队成员对分享他们的想法或观点感到犹豫。对于组织和领导者来说，为所有利益相关者/团队成员创造心理安全是多么重要，这一点怎么强调都不为过。仅这一点就能区分合作的工作场所和有害的工作场所，以及高效的跨职能团队和低效的跨职能团队。
6. 缺乏信任:跨职能团队需要团队成员之间的高度信任才能取得成功。当缺乏信任或沟通中断时，有效协作和实现项目目标可能会变得困难。

跨职能团队中信息丢失的成本

信息丢失的代价可能是巨大的，也可能是微妙的。客户信息的丢失会破坏组织的声誉，而且几乎不可能恢复。这种类型的信息丢失还会产生法律和监管后果。此外，非财务信息的损失也可能代价高昂。在跨职能团队中，由于缺乏协作和沟通，内部信息可能会丢失。例如，几个月的市场调查清楚地表明，消费者对即将发布的应用程序的用户界面不满意，但体验团队没有向设计团队提供这些信息，因为团队负责人担心被视为延迟产品发布的“麻烦制造者”。

在另一种情况下，以消费者为中心的市场研究可能会失败，因为一个团队的成员在分享数据时感到心理上的不安全。也许工程团队负责人最近受到了纪律处分，害怕被解雇，所以团队负责人决定“谨慎行事”，只提供其他团队请求的数据。这将导致在应用程序升级期间删除一个功能。由于体验团队成员忙于审查新的市场研究数据，他们忽略了询问这种变化的原因。

信息丢失可以延长用户友好的新应用程序的发布时间，为竞争对手提供夺取市场份额和造成客户流失的机会。此外，由于跨职能团队可能使用过时的数据，信息丢失可能会导致糟糕的决策。这可能会让一个工程团队忙上几个星期，结果发现他们的工作需要重新来过。

信息丢失的最危险的结果之一是向市场发布了不必要或不再需要的产品。如果跨职能团队拥有所有必要的工具，并且纠正了信息孤岛背后的人为原因，则不太可能发生这种情况。

防止信息丢失的最佳实践

信息丢失不是偶然事件，预防信息丢失也不仅仅是运气好。具有多年经验的行业领导者已经找出了造成损失的原因和领域。通过成功实施最佳实践，可以确保系统地减少信息损失。

每个金融服务组织都有责任建立指导方针和文档化的最佳实践，以减少跨职能团队中的信息丢失。至关重要的是，这些最佳实践既要针对第三方供应商，也要针对组织的员工。这些最佳做法包括六大类:

• 资料私隐及保安是为保护敏感财务信息免遭未经授权的访问、使用或披露而采取的一套措施。它包括对客户数据(如个人和财务信息)以及机构自己的数据资产(包括专有财务模型和战略计划)的保护。

• 数据治理是为确保数据资产的适当管理、使用和保护而实施的一组策略、过程和控制措施。它包括管理数据处理实践的法律、监管和道德框架，并寻求减轻与数据隐私、安全性和合规性相关的风险。
• 风险管理包括识别、评估和减轻可能对金融机构的运营、财务绩效或声誉产生不利影响的潜在风险。它包括一系列活动，包括风险评估、风险缓解、风险缓解、风险监控和报告。
• 灾难恢复是一组策略、过程和技术，用于在发生破坏性事件(如自然灾害、网络攻击或设备故障)时恢复关键业务功能和数据。它包括应急计划，数据备份和恢复，以及测试和验证程序，以确保快速有效的响应。
• 遵从性和法规要求是金融机构必须遵守的一套法律、法规和行业标准，以便合法和负责地运作。它们涵盖了一系列领域，如消费者保护、反洗钱、风险管理以及数据隐私和安全。
• 透明度是向利益相关者(包括客户、投资者、监管机构和公众)清晰、公开地传达财务信息和做法。它涉及以及时和易于获取的方式披露相关财务数据、费用、风险和绩效指标，以促进信任、问责制和知情决策。

为了充分利用这些最佳实践，领导者必须创造一个让所有团队成员都感到有权自由交流和合作的环境。如果没有这种文化，无论在财务上投入多少，仍然会发生巨大的信息丢失。另一个重要的行动是组织提供相关的技术工具，以帮助跨职能团队进行协作和沟通，以减少当今数字环境中的关键信息丢失。

展望未来

金融服务业的数字化转型迅速将该行业带入了21世纪圣世纪。新技术使金融服务组织能够将客户体验置于行业中心。由于每笔消费者交易的信息都是实时收集的，数据变得更加复杂，但也更有用。建立一种跨职能团队蓬勃发展的文化取决于组织的领导。高效协作和沟通的跨职能团队能够更好地进行创新，并比以往更快地将尖端和以消费者为中心的产品送到消费者手中，同时将信息丢失降至最低。

作者简介:

Gaurav Rathi是一名战略产品领导者，在为财富100强公司提供B2B SaaS/DaaS模型的世界级数字产品方面拥有超过16年的经验。具有与用户体验和工程团队合作的经验，可以在包括资产管理、托管现金管理、投资银行、资本市场、支付和交易银行在内的广泛行业中构建、数字化转型和持续改进数字产品。万博app手机版下载Gaurav持有印度北方邦技术大学(Uttar Pradesh Technical University)计算机科学学士学位。欲了解更多信息，请联系gaurav.rathi@outlook.com．